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关于印发《集美工业学校办公自动化系统

管理办法（试行）》的通知

各处室、系、室、中心：

为进一步提高管理效率，增强行政执行力，结合实际工作情况，学校制定了《集美工业学校办公自动化系统管理办法（试行）》，现予印发，请遵照执行。

附件：集美工业学校办公自动化系统管理办法（试行）

集美工业学校

2020年5月13日

附件：

集美工业学校

办公自动化系统管理办法(试行)

第一章 总则

第一条 为提高学校教职工办公效率，加快信息传递，降低沟通成本，保证各项工作正常开展及系统正常运行，特制定本办法。

第二条 办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖本校各部门及全体教职员工的综合性办公管理系统。该系统是学校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高全校办公工作效率和管理水平的必要手段。

第二章 系统构成与功能

第三条 学校OA系统主要采用PHP技术，采用先进的B/S(浏览器/服务器)架构设计开发，数据全在服务器上集中管理，客户端只需浏览器即可使用系统，安全方便。基于工作流的概念，使教职工方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、信息处理，为学校的管理和决策提供科学的依据。

第四条 MySql服务器用于存放所有办公数据和文件索引信息；建议使用Internet Explorer9.0以上等主流浏览器或使用专属掌上校园APP用于信息及文件输入、修改和流转操作以及信息查阅、输入、修改和传送、发布。

第五条 OA系统服务器要求能稳定运行于Windows2008操作系统。由学校科技信息处负责日常管理和运行。

第六条 系统组成及功能：

（一）OA系统由系统管理、信息管理、工作流程、内部邮件、手机短信、档案管理、会议管理、个人办公、车辆管理、物品管理、公文管理、校务公开、工作计划、项目管理、自定义平台等子系统组成。

（二）OA系统以 “人”为中心、以知识管理为基础、以工作流为过程驱动、以各种通信工具为辅助手段为本校行政办公创建一个提供支持信息访问、传递，以及跨组织工作的集成化办公环境。

第三章 组织机构与责任

第七条 学校OA系统由学校信息化工作领导小组负责规划和组织协调，科技信息处负责具体实施和技术支持。

第八条 学校教职工是OA系统的终端用户。各部门领导负责本部门的办公自动化工作。

第四章 信息管理

第九条 OA系统所涉及的各种公文的处理按照我校公文处理的有关规定办理,系统中所发布的文件与手工签发的文件具有同等效力。

第十条 OA系统所处理的会议相关文件按照学校会议的有关规定办理。

第十一条 各部门在OA系统中所发布的信息，应先由本部门领导审核。各部门领导对本部门在OA系统中发布的信息的可靠性和严肃性负责。

第五章 系统使用与运行

第十二条 各用户必须在工作日的上午上班后的前一小时、下午上班后的前一小时和最后一小时内分别进入系统浏览不少于一次，以保证公文系统的正常流转。因没有及时打开OA系统导致工作延误或受影响的，给予批评指正，如造成失职、失责的，视情况轻重给予严肃处理。对于信息（文件）接收方不在学校（出差或休假等）而该信息（文件）又较紧急或重要的，信息（文件）发布人应及时通过电话、短信、微信等其他形式通知对方。

各部门负责人需配合受理相关工作，应在规定时限内办结并回复落实情况（支撑材料及意见建议等）；如不能在规定时限内办结，应及时向分管校领导汇报，经分管领导同意延长办理周期。

建立工作通报制度，利用办公室网站、OA办公系统通知栏或相关会议对各部门落实工作任务情况在全校进行通报。

第十三条 发布的信息必须确保用于工作。发布时必须严格控制可查看人，防止泄密或给其它人带来不便。信息发布应遵循如下原则：

（一）若二人或几人之间沟通，可以使用内部邮件；

（二）具有长久使用及保存价值、可以共享使用的信息通过知识管理或通知公告模块发布；

（三） 发布的信息需要经过编辑排版，要求页面美观，易于使用。

第十四条 新员工进校由所在部门通过“教职工OA开户办卡申请流程”工作流办理，员工离开本校、部门变动、上级领导变动等，由人事财务处通知系统管理员办理。

第十五条 科技信息处维护人员负责对OA系统所有设备的维护、保养、维修工作，设备、系统必须定期检查，及时排除故障，保证系统正常运转。

第十六条 科技信息处按规定管理OA系统各项信息资料。每日进行数据备份，分别存放于规定存储设备，确保资料保管安全可靠，每学期备份一次所有OA数据。

第六章 系统安全与保密

第十七条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国网络安全法》、《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守学校《集美工业学校网络与信息安全管理规定（试行）》的有关规定。

第十八条 OA系统的所有用户不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

第十九条 OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

第二十条 第一次进入系统后应立即修改初始密码并设置复杂度高的密码，严禁继续使用初始密码和弱口令。

第二十一条 使用人员离开电脑较长时间时应及时将OA系统关闭，以免泄露受控文件。
    第二十二条 OA系统用户身份识别文件（ID文件）和用户口令应注意保密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

第二十三条 所有使用该系统的人员均有保密的责任和义务，不得随意发布涉及国家和本校机密以及其他不宜发布的信息。

第二十四条 任何人员不得对数据库直接进行操作（数据备份除外），如有需要，可先将备份数据还原到另外机器上操作，但须管理人员在场并做详细操作记录。

第二十五条 电子印章（密钥）的使用人员要严格遵守保密制度，不得对末经授权的人员透露掌管的密钥，对密钥要严加保管。电子印章（密钥）需要变更或因损坏、遗失等原因不能使用的，经校领导批准，将旧电子印章交与科技信息处处理。

第二十六条 禁止任何部门和个人非法侵入OA信息系统、非法获得涉密信息。系统管理员不得擅自以任何形式向任何人提供任何资料、数据、信息、报表、程序、系统软件及其他计算机技术。

第二十七条 任何人不得伪造、非法涂改变更，故意毁坏数据文件，转移数据、备份磁盘。

第七章 责任与处罚

第二十八条 为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理办法，违反者应承担相应责任并接受处罚。

第二十九条 不执行本办法第五章之规定，影响信息的正常接收、处理、传送、存档，导致系统不能正常运转的部门，对有关责任人将按规定予以严肃处理。

第三十条 违反本办法第六章之规定，造成不良影响、导致系统损坏等后果者，给予行政处分及适当的经济处罚，构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第三十一条 违反本办法规定，给国家、集体或他人权益造成损失者，应当依法承担法律责任。

第八章 附则

第三十二条 本办法由科技信息处负责解释。

第三十三条 本办法自发布之日起试行。